Razón Social: TRUST S.A.S.
NIT: 901.054.792-5
Dirección: Carrera 10 A No. 13 SUR – 30, Buga, Valle del Cauca, Colombia.
Correo electrónico: consultoria@trustsas.com
Teléfono: +57 (311) 300 2406
1. TRUST SAS
Somos una organización vallecaucana que nace en el año 2017 con el compromiso de fortalecer a las organizaciones colombianas. Inicialmente identificando las necesidades de estas y, posteriormente, implementando la mejor estrategia para alcanzar sus objetivos
TRUST ha asesorado exitosamente a organizaciones de diversos sectores en servicios de gestión informática (sistemas de gestión, protección de datos, seguridad de la información) y gestión de calidad (sistemas de gestión, formaciones, diseño e implementación, entre otros). A partir de abril 2020 se fortalece nuestro portafolio de servicios y a través de alianzas estratégicas y con un equipo de colaboradores con experiencia en los sectores productivos. Estos colaboradores están comprometidos con satisfacer las necesidades de nuestros clientes, garantizar el logro de sus objetivos y asegurar la mejora continua a través del tiempo.
De acuerdo con la Ley Estatuaria 1581 de Protección de Datos Personales, “la LEPDP”, somos responsables del tratamiento de sus datos personales que capturamos a través de formularios físicos o electrónicos, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, o teléfono.
2. Política de Tratamiento de Datos Personales
En TRUST SAS estamos comprometidos con respetar y proteger su derecho a la protección de datos y privacidad de su información. La presente política explica cómo recopilamos, compartimos y usamos su información personal y cómo puede ejercer sus derechos de consulta y reclamación establecidos en la constitución política colombiana y la LEPDP. Esta política se aplica a todas las personas físicas que acceden a nuestro sitio web www.trustsas.com, redes sociales y que contratan nuestros servicios legales o participan en nuestras actividades de contratación laboral y de servicios. Le recomendamos leer esta política en su totalidad para asegurarse de estar completamente informado.
3. Datos personales y Finalidades
Los datos personales que se recolecten serán incluidos en la base de datos organizacional y serán utilizados de manera directa o a través de los Responsables o Encargados en los términos en los que se establezca en la normatividad aplicables en esta materia, para las finalidades directas e indirectas relacionadas con el objeto y propósitos de la organización TRUST S.A.S.
La información personal recopilada o que recopilaremos pueden incluir sin limitarse a:
- Datos de identidad y contacto, incluidos nombre, apellidos, dirección, número de teléfono, correo electrónico, fecha de nacimiento, estado civil, número de documento de identidad, número de teléfono fijo y/o móvil,
- Servicios de mensajería instantánea, dirección IP, historial laboral, datos relacionados con la profesión u oficio,
- Datos necesarios para procesar pagos y prevención de fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo;
- Información necesaria para el proceso de facturación, datos financieros y de pago como cuentas de ahorro o corrientes;
- Información comercial, incluida la proporcionada en el curso de la relación contractual entre usted o su organización como cliente de TRUST SAS;
- Información relevante para nuestro asesoramiento,
TRUST S.A.S., en su condición de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de sus datos personales, a través de la presente Política, le informa que sus datos personales serán tratados con total confidencialidad y serán recopilados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, y en general procesados para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:
- Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada por TRUST,
- Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de TRUST,
- Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los titulares de información de tipo personal a través de cualquiera de los canales habilitados que TRUST S.A.S. para dicho efecto, transferir o transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando estos sean requeridos en relación a su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones.
Seguidores en canales digitales:
- Si interactúa con nuestra web www.trustsas.com o redes sociales donde tengamos una cuenta oficial, utilizaremos la información que nos proporciona para responder PQR´s que presente.
- Utilizaremos las Redes sociales (RRSS) para mostrarle o enviarle publicidad y en algunos casos, la publicidad y la oferta será dirigida en función de sus intereses, gustos y preferencias.
Marketing
- Brindarle marketing relevante como ofrecer ciclos de conferencias, webinars, eventos productos y servicios propios de TRUST o sus aliados comerciales.
- Las finalidades anteriormente mencionadas podrán ser desarrolladas mediante el envío de correos electrónicos, SMS, MMS, mensajes a través de redes sociales (RRSS), servicios de mensajería instantánea y aplicaciones, como también por medio de llamadas telefónicas.
Clientes y Prospectos Comerciales
- Registrarlo como cliente para proporcionar y administrar servicios legales u otros servicios según lo indique usted o su organización;
- Procesar pagos, facturación y cobranza;
- Administrar y gestionar nuestra relación con usted o su organización, incluida la contabilidad, auditoría y adopción de otras medidas relacionadas con el desempeño de la relación comercial;
- Identificación de personas autorizadas para representarlo a usted como cliente;
- Comunicarnos con usted para mantenerlo actualizado sobre los últimos desarrollos, anuncios y otra información sobre nuestros servicios y soluciones (incluidos informes, boletines y otra información).
- Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de CLIENTE de TRUST.
- Responder a solicitudes o requerimientos de información de nuestros servicios.
- Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, Twitter, LinkedIn) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y, de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados directamente por TRUST.
- A fin de poner en práctica las finalidades del tratamiento descritas anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.
- Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de TRUST S.A.S. o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.
Candidatos a un empleo
- Desarrollar y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelantemos;
- Aplicar pruebas de conocimiento, psicotécnicas, y cualquier otra que sea necesaria para el proceso de selección;
- Tratar tus datos personales para realizar, cuando sea necesario pruebas desempeño, competencias y habilidades y evaluaciones psicosociales necesarias en el desarrollo del proceso de selección;
- Contrastar sus datos con las referencias laborales y personales aportadas de su parte.
- Los datos personales que sean tratados durante el proceso de selección serán almacenados en un archivo o carpeta físico y/o digital que se identificarán con el nombre del titular; la carpeta o archivo podrá ser accedido por la gerencia de la empresa o por quien la misma opte por encargar la gestión de la relación precontractual correspondiente.
EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO conservará la información que repose en el archivo o carpeta del aspirante a una vacante por un término máximo de SEIS (6) meses. Una vez finalizado el período anteriormente citado, se procederá a destruir o eliminar la carpeta o archivo.
Colaboradores
- Desarrollar, gestionar y mantener actualizada nuestra relación laboral;
- Incorporar y almacenar sus datos personales relacionados con su actividad laboral en los archivos laborales e históricos de TRUST;
- Administrar tus datos personales con el fin de cumplir con las obligaciones legales y contractuales que TRUST asume en calidad de empleador, a manera de ejemplo: asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, Gestionar tus datos personales y los de tu grupo familiar para realizar trámites de afiliación a entidades prestadoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral –ARL; Gestionar procesos internos de clima, desempeño, formación y desarrollo;
- Generar informes, analizar información y gestionar procesos propios del desarrollo del talento humano y convocatorias internas;
- Asignar permisos físicos y lógicos dentro de las instalaciones y sistemas de TRUST con el fin de monitorizar su actividad;
- Disponer de sus datos personales para asignar herramientas de trabajo tales como: correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases datos, software, entre otros.
- Responder solicitudes del trabajador sobre expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a TRUST S.A.S. en razón del vínculo laboral.
- Gestionar sus datos personales para garantizar una correcta ejecución de lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, incluidos los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes.
- Administrar los datos personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el colaborador haya autorizado previamente y realizar los informes relativos a este proceso.
Proveedores y contratista
- Desarrollar, gestionar y mantener nuestras relaciones comerciales;
- Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de proveedor y personal contratista;
- Gestionar los datos para efectuar los procesos de pagos de facturas electrónicas cuando hubiere lugar a ello, y cuentas de cobro y demás acciones que se encuentren a nuestro cargo;
- Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos;
- Utilizar en el evento que sea necesario, los datos personales del personal del proveedor o contratista con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física.
- Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de TRUST S.A.S.
- Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otra índole que permita a TRUST S.A.S., identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.
- Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezca con ELPROVEEDOR o CONTRATISTA.
- Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial a EL PROVEEDOR o CONTRATISTA de TRUST S.A.S.
- Utilizar, en el evento que sea necesario, los datos personales del colaborador del proveedor con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física de TRUST S.A.S.
- Enviar o aportar información a las autoridades competentes, cuando así lo soliciten, o en el curso de controversias contractuales.
- Transferir información a autoridades administrativas que, en razón de sus funciones, así lo requieran con el fin de cumplir las obligaciones legales a nuestro cargo.
- EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, entiende que sus datos personales y los de terceros que EL PROVEEDOR o CONTRATISTA suministre, tales como trabajadores autorizados para llevar a cabo la gestión o servicio encomendado, referencias y certificaciones comerciales, cuentan con la autorización de los titulares para ser entregados y tratados de acuerdo a las finalidades contempladas en la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Accionistas
- TRUST informa a las personas naturales que cumplan con la condición de ser accionistas de ésta, que el tratamiento de sus datos personales se llevará a cabo de acuerdo a lo establecido en el Código de Comercio y con cualquier otra norma que regule esta materia.
- Las finalidades que aplican a los datos personales de los socios son las de Efectuar el pago de dividendos, Permitir el ejercicio de los derechos y deberes derivados de la calidad de accionistas, recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación a su calidad de accionista.
- Cumplir decisiones judiciales, administrativas y legales relacionadas con su calidad de accionista,
- Permitir el ejercicio de sus derechos relacionados con su participación económica en la sociedad.
4. Derechos de los Titulares de la Información y Procedimiento Aplicable:
Todo titular de información personal tiene derecho a acceder de forma gratuita a sus datos, consultar, solicitar la corrección, actualización o supresión de su información, revocar su autorización y presentar quejas ante la autoridad de protección de datos personales. En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a TRUST S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento.
- Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada a TRUST S.A.S., como Responsable del Tratamiento.
- A recibir información por parte de TRUST S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.
- Modificar y revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
- Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
5. Procedimiento de los Derechos de los Titulares de la Información Personal
Sus datos personales se encuentran protegidos por la Constitución Política Colombiana y la LEPDP; Todo titular de información personal tiene derecho a acceder de forma gratuita a sus datos, consultar, solicitar la corrección, actualización o supresión de su información y revocar su autorización mediante el envío de una comunicación a nuestro oficial de protección de datos a la siguiente dirección electrónica: consultoria@trustsas.com.
Por favor indicar o comunicar en su petición los datos asunto: “Consulta o Reclamo, Datos Personales”
Para la atención de la petición, queja o reclamo, se debe solicitar la siguiente información:
- Nombre completo y apellidos del Titular de los datos personales.
- Datos de contacto del Titular de los datos personales:
- Dirección física y/o correo electrónico.
- Teléfonos de contacto.
- Motivos o hechos que dieron lugar al reclamo, petición o consulta con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información, entre otros).
- Firma (si es posible).
- Número de identificación.
Los derechos de consulta y reclamo podrán ser ejercidos así:
- A nombre propio: Puede ejercer su derecho directamente realizando la consulta o reclamo en relación con los datos almacenados en nuestras bases de datos y/o archivos.
- A través de apoderado: Puede ejercer su derecho a través de apoderado. Para estos efectos, debe adjuntar el poder autenticado con la solicitud. Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta se tendrá como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento.
- Ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de Habeas Data a través de quien acredite su representación legal.
Una vez recibida está información, el Responsable contará con término máximo de quince (15)días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su petición, consulta o reclamo, para atenderla. Cuando no fuere posible atender la petición, consulta o reclamo dentro del término antes mencionado, el Responsable informará al Titular o interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue total o parcialmente el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.
6. Área encargada de tramitar las Consultas, Peticiones y Reclamos
Si tiene alguna pregunta sobre esta política, o desea ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización, podrá hacerlo a través del envío de una comunicación electrónica a nuestro oficial de protección de datos, al correo electrónico: consultoria@trustsas.com. El oficial de protección de datos será el contacto de los titulares de Datos Personales, para todo lo previsto en esta Política.
7. Deberes de TRUST como Responsable del Tratamiento de Datos Personales:
TRUST S.A.S., como Responsables del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
- Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular en las condiciones previstas en la ley, garantizando las condiciones de seguridad necesarias de las mismas.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos que estén previamente autorizados de conformidad con lo previsto en la ley.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. Deberes de los Encargados del Tratamiento:
- Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir con los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente Política y en las normas que regulen su actividad:
- Garantizar al titular la protección de sus datos personales en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos del presente manual o de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente aplicable.
- Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, contados a partir del recibo de su solicitud.
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la normatividad vigente.
- Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula por la normatividad vigente.
- Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o cualquier otra autoridad competente.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio o a la autoridad competente cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio o la autoridad competente en esta materia.
9. Seguridad y Confidencialidad
Con el fin de cumplir con el principio de seguridad de la LEPDP, y mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales que se encuentran en nuestras bases de datos y archivos, TRUST adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
10. Vigencia de las Bases de Datos
Trataremos sus datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir con los tratamientos y finalidades por usted autorizadas; no obstante, deberemos conservar datos personales cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
11. Vigencia de la Política de Tratamiento de los Datos Personales
El presente política rige a partir del 2023-02-04 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por administrativas en TRUST S.A.S.